Privacy Statement van de Delftse Studenten Roeivereniging Proteus-Eretes

Proteus-Eretes hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden. In dit Privacy Statement geeft Proteus-Eretes informatie over hoe zij omgaat met deze persoonsgegevens. Proteus-Eretes doet er alles aan om de privacy van haar leden te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Proteus-Eretes houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit houdt het volgende in:

• Je persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement.
• Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt.
• Proteus-Eretes vraagt je toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
• Passende technische en/of organisatorische maatregelen worden genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Proteus-Eretes geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Proteus-Eretes is op de hoogte van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens en respecteert deze.

 

Waarvoor verwerkt Proteus-Eretes persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Proteus-Eretes verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het versturen van post en/of e-mails voor verenigingsdoeleinden en informatievoorziening over belangrijke verenigingszaken;
• Voor ledenlijsten in het jaarboek, op jaarlaagposters en op een beschermd deel van de website waar alleen leden op kunnen inloggen;
• Het versturen van het verenigingsmagazine, nieuwsbrieven, wenskaarten en uitnodigingen;
• Het inschrijven voor wedstrijden en andere activiteiten;
• Het benaderen voor vrijwilligerswerk van de vereniging of uitnodigen voor (sponsorgerelateerde) activiteiten van de vereniging;
• Het afschrijven van contributie, wedstrijdgelden en andere gelden waarvoor het desbetreffende lid toestemming heeft gegeven;
• Het rekening houden met voedselallergieën bij het koken van maaltijden;
• Het versturen van uitnodigingen aan oud-leden;
• Het contacteren van ouders bij calamiteiten.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Proteus-Eretes de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Voornaam;
• Initialen;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Straatnaam;
• Huisnummer;
• Postcode;
• Woonplaats;
• Geboortedatum;
• Rekeningnummer;
• Studie(s);
• Studienummer;
• Onderwijsinstitu(u)t(en);
• Voedselallergieën;
• Geslacht;
• Contactgegevens ouders.

 

Verstrekking aan derden

Proteus-Eretes kan je gegevens aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Proteus-Eretes maakt gebruik van derde partijen voor:

• Het leveren van sportkaarten voor de sportaccommodatie van de TU Delft;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het inschrijven bij de KNRB
• Het verzorgen van inschrijvingen voor wedstrijden en activiteiten.

Proteus-Eretes heeft met deze partijen (verwerkers) een verwerkersovereenkomst gesloten. Hierin maakt Proteus-Eretes onder andere afspraken om de beveiliging van deze persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zal Proteus-Eretes de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens opvraagt. In een dergelijk geval dient Proteus-Eretes medewerking te verlenen en is zij verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kan Proteus-Eretes persoonsgegevens delen met derden indien jij hier schriftelijk toestemming voor hebt gegeven. Proteus-Eretes verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen

Proteus-Eretes verwerkt geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) tenzij daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Bewaartermijn

Proteus-Eretes bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Beveiliging

Proteus-Eretes heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om te zorgen dat de persoonsgegevens van haar leden niet verloren raken en niet in onbevoegde handen terecht komen.

• De personen die namens Proteus-Eretes van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn verplicht tot geheimhouding daarvan.
• Een gebruikersnaam en wachtwoord zijn ingesteld op de systemen die persoonsgegevens kunnen bevatten.
• Proteus-Eretes maakt regelmatig back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Proteus-Eretes test en evalueert regelmatig deze maatregelen.

 

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die Proteus-Eretes van je heeft. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door Proteus-Eretes of door een van haar verwerkers. Proteus-Eretes kan je vragen om je te legitimeren voordat Proteus-Eretes gehoor kan geven aan voornoemde verzoeken.

 

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan kun je deze schriftelijk indienen bij de secretaris. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

 

Proteus-Eretes is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van dit Privacy Statement of in algemene zin vragen of opmerkingen hebt hierover kun je contact opnemen met de secretaris via onderstaande contactgegevens:

 

D.S.R. Proteus-Eretes

Rotterdamseweg 362A

2628 AT Delft

Tel: 015-2623720

E-mail: secretaris@proteus-eretes.nl